APM

Study Kasus American Packaging Machinery (APM)

American Packaging Machinery (APM) adalah perusahaan yang menyediakan jasa perbaikan dan pemeliharaan untuk perusahaan yang mengoperasikan sistem kemasan besar. Sistem kemasan adalah pengaturan mesin yang tempat item dalam wadah seperti kotak atau kantong plastik dan menerapkan menyusut membungkus ke kontainer. Mesin ini harus disesuaikan secara teratur, dan mereka memiliki ratusan bagian yang dapat aus atau gagal. APM menawarkan kontrak layanan pada kebanyakan sistem kemasan besar. Sebuah kontrak layanan khas menyediakan teknisi APM untuk melakukan kunjungan rutin ke pelanggan situs untuk melakukan  pemeliharaan preventif. Kontrak layanan juga mencakup sejumlah tertentu perbaikan darurat kunjungan per tahun. APM juga mengirim teknisi untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan yang tidak memiliki kontrak layanan. Teknisi APM dibayar per jam, dengan membayar tambahan untuk jam lembur dan waktu mereka bekerja di luar jam kerja standar, seperti akhir pekan dan hari libur. Teknisii APM adalah anggota serikat pekerja, International Brotherhood of Electrical Workers (IBEW), yang melakukan  negosiasi untuk membayar tarif dan kondisi kerja untuk para teknisi.

Didalam kasus ini saya adalah sebagai direktur perdagangan elektronik untuk APM dan saya melaporkan hal ini kepada Laura Adams selaku kepala petugas informasi APM. Dan Laura meminta bantuan saya untuk menguraikan sebuah system otomatis yang baru dia instal, ia akan menggunakan system EDI dan EFTS untuk menangani penggajian teknisi APM.

1.      Gambarlah diagram dari EDI penggajian yang diusulkan dan sistem EFT (Anda dapat menggunakan Gambar 5-7 sebagaipanduan).

Proses pertama yaitu teknisi mencatat waktu kerja mereka kedalam sebuah program yang berjalan pada computer genggam, dan data tersebut dikirimkan ke Departemen Payroll melalui EDI, EDI sendiri adalah  pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer. dan departemen payroll akan menerima data tersebutdan mereka melakukan ringkasan waktu kerja karyawan tersebut dan dikirimkan lagi ke supervisor desktop computer, kemudian departemen payroll akan mengirimkan ringkasan elektronik yang berisi informasi penggajian termasuk pemotongan gaji kepada bagian departemen akuntansi. Serta departemen payroll mengirimkan otorisasi elektronik ke bank, dan kemudian departemen payroll mengirimkan pemberitahuan elektronik untuk Prudential. Dan IBEW.

2.      Sebutkan dan jelaskan secara singkat masalah atau isu yang menurut Anda mungkin timbul dalam pelaksanaan dari sistem ini!

Masalah atau isu yang bisa saja muncul dalam penerapan system EDI ini adalah yakni yang pertama yaitu faktor teknis yakni perusahaan harus bersedia mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat komputer yang dibutuhkan dan harganya tidaklah murah. Kemudian kendala yang kedua yaitu banyak bank yang belum menggunakan program EDI ini, serta kendala yang sangat harus diperhatikan ialah belum ada aturan yang mengatur mengenai penggunaan system EDI ini.

3.      Memberikan alasan dan rekomendasi untuk yang, jika ada, unsur-unsur dari sistem ini Anda berpikir APM harus menyewa perusahaan luar untuk melaksanakan.

Format standar memungkinkan para mitra bisnis bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Dan agar system EDI ini dapat berkembang menjadi lebih besar saran saya perusahaan APM harus melakukan kerja sama dengan berbagai perusahaan yang ada dan kerja sama yang sudah dilakukan yakni dengan pihak bank dan pihak asuransi yakni prudential. Oleh sebab itu APM harus menyewa perusahaan luar untuk menata atau melakukan standarisasi terhadap system Edi, serta melakukan implementasi dan pemeliharaan terhadap system EDI ini.

4.      Kenapa APM menggunakan EDI dan EFTS apa tujuannya? Jelaskan!

Tujuan dari APM untuk menggunakan system EDI ini adalah ingin membatasi pencetakan, surat-menyurat serta membatasi kerja secara manual seperti mencatat yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai. Kemudian untuk meminimalisasi keterlambatan yang disebabkan oleh surat atau komunikasi telepon dapat dikurangi secara drastis. Dan hal ini akan menekan angka kesalahan kerja pada karyawan mereka serta dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawannya. Dan tujuan APM menggunakan EFTS ini karena dia akan melakukan proses pengiriman otorisasi elektronik ke bank dan EFT ini sendiri yaitu Electronic Funds Transfer yakni pertukaran elektronik maksudnya disini yaitu mentransfer uang dari rekening satu ke rekening lainnya dengan melalui system berbasis computer dengan menggunakan bermacam-macam teknologi informasi untuk mendapatkan dan memproses uang.

5.      Sebutkan Keuntungan dari pengimplementasian EDI dan EFT!

MANFAAT EDI
·    Menghemat waktu, perusahaan tidak perlu lagi menulis, mencetak atau mengirimkan  dokumen melalui kantor pos, sebab EDI berbasis elektronik dan hal tersebut akan lebih menghemat waktu dalam pengiriman dokumen atau data.
·     Penghematan biaya. Jadi perusahaan tidak perlu mengeluarkan Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas lagi karena karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
·      Tingginya Kesalahan dalam pekerjaan manual bisa diminimalisasi dengan menggunakan Edi sebab system ini berbasis computer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran data atau informasi ini dapat dikurangi oleh kalkulasi computer.
·   Respon yang cepat. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
·    Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. 

Manfaat EFT

Yakni perusahaan bisa melakukan transaksi atau pelayanan pembayaran melalui telepon yakni seperti menggunakan telepon konsumen sebagai terminal untuk membayar rekening secara elektronik.