Study Kasus American Packaging Machinery (APM)
American Packaging Machinery (APM) adalah perusahaan yang menyediakan
jasa perbaikan dan pemeliharaan untuk perusahaan yang mengoperasikan sistem
kemasan besar. Sistem kemasan adalah pengaturan mesin yang tempat item dalam
wadah seperti kotak atau kantong plastik dan menerapkan menyusut membungkus ke
kontainer. Mesin ini harus disesuaikan secara teratur, dan mereka memiliki
ratusan bagian yang dapat aus atau gagal. APM menawarkan kontrak layanan pada
kebanyakan sistem kemasan besar. Sebuah kontrak layanan khas menyediakan
teknisi APM untuk melakukan kunjungan rutin ke pelanggan situs untuk melakukan pemeliharaan preventif. Kontrak layanan juga
mencakup sejumlah tertentu perbaikan darurat kunjungan per tahun. APM juga
mengirim teknisi untuk melakukan perbaikan bagi perusahaan yang tidak memiliki
kontrak layanan. Teknisi APM dibayar per jam, dengan membayar tambahan untuk
jam lembur dan waktu mereka bekerja di luar jam kerja standar, seperti akhir
pekan dan hari libur. Teknisii APM adalah anggota serikat pekerja,
International Brotherhood of Electrical Workers (IBEW), yang melakukan negosiasi untuk membayar tarif dan kondisi
kerja untuk para teknisi.
Didalam kasus ini saya adalah sebagai direktur perdagangan elektronik
untuk APM dan saya melaporkan hal ini kepada Laura Adams selaku kepala petugas
informasi APM. Dan Laura meminta bantuan saya untuk menguraikan sebuah system otomatis
yang baru dia instal, ia akan menggunakan system EDI dan EFTS untuk menangani
penggajian teknisi APM.
1.
Gambarlah
diagram dari EDI penggajian yang diusulkan dan sistem EFT (Anda dapat
menggunakan Gambar 5-7 sebagaipanduan).
Proses pertama yaitu teknisi mencatat waktu
kerja mereka kedalam sebuah program yang berjalan pada computer genggam, dan
data tersebut dikirimkan ke Departemen Payroll melalui EDI, EDI sendiri adalah pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer. dan departemen payroll akan menerima data tersebutdan mereka melakukan ringkasan waktu kerja karyawan tersebut dan dikirimkan lagi ke supervisor desktop computer, kemudian departemen payroll akan mengirimkan ringkasan elektronik yang berisi informasi penggajian termasuk pemotongan gaji kepada bagian departemen akuntansi. Serta departemen payroll mengirimkan otorisasi elektronik ke bank, dan kemudian departemen payroll mengirimkan pemberitahuan elektronik untuk Prudential. Dan IBEW.
2. Sebutkan dan jelaskan secara singkat masalah
atau isu yang menurut Anda mungkin timbul dalam pelaksanaan dari sistem ini!
Masalah atau isu yang bisa saja muncul dalam
penerapan system EDI ini adalah yakni yang pertama yaitu faktor teknis yakni
perusahaan harus bersedia mengeluarkan biaya untuk membeli perangkat komputer yang
dibutuhkan dan harganya tidaklah murah. Kemudian kendala yang kedua yaitu
banyak bank yang belum menggunakan program EDI ini, serta kendala yang sangat
harus diperhatikan ialah belum ada aturan yang mengatur mengenai penggunaan system
EDI ini.
3. Memberikan alasan dan rekomendasi untuk yang, jika ada,
unsur-unsur dari sistem ini Anda berpikir APM harus menyewa perusahaan luar
untuk melaksanakan.
Format standar memungkinkan para mitra bisnis
bertukar data tetapi memerlukan suatu proses translasi data sebelum mengirim
dan setelah menerima. Translasi diperlukan karena aplikasi komputer para mitra
bisnis umumnya tidak menangani data dalam format yang sama (standar). Sehingga
diperlukan perangkat lunak pemetaan (mapping software). Dan agar system EDI ini
dapat berkembang menjadi lebih besar saran saya perusahaan APM harus melakukan
kerja sama dengan berbagai perusahaan yang ada dan kerja sama yang sudah
dilakukan yakni dengan pihak bank dan pihak asuransi yakni prudential. Oleh sebab
itu APM harus menyewa perusahaan luar untuk menata atau melakukan standarisasi
terhadap system Edi, serta melakukan implementasi dan pemeliharaan terhadap system
EDI ini.
4. Kenapa APM menggunakan EDI dan EFTS apa
tujuannya? Jelaskan!
Tujuan dari APM untuk menggunakan system EDI
ini adalah ingin membatasi pencetakan,
surat-menyurat serta membatasi kerja secara manual seperti mencatat yang
dilakukan oleh karyawan atau pegawai. Kemudian untuk meminimalisasi keterlambatan
yang disebabkan oleh surat atau komunikasi telepon dapat dikurangi secara
drastis. Dan hal ini akan menekan angka kesalahan kerja pada karyawan mereka
serta dapat meningkatkan produktifitas kerja karyawannya. Dan tujuan APM
menggunakan EFTS ini karena dia akan melakukan proses pengiriman otorisasi
elektronik ke bank dan EFT ini sendiri yaitu Electronic Funds Transfer yakni
pertukaran elektronik maksudnya disini yaitu mentransfer uang dari rekening
satu ke rekening lainnya dengan melalui system berbasis computer dengan
menggunakan bermacam-macam teknologi informasi untuk mendapatkan dan memproses
uang.
5. Sebutkan Keuntungan dari pengimplementasian EDI dan EFT!
MANFAAT EDI
· Menghemat waktu, perusahaan tidak perlu lagi menulis, mencetak atau mengirimkan dokumen melalui kantor pos, sebab EDI berbasis elektronik dan hal tersebut akan lebih menghemat waktu dalam pengiriman dokumen atau data.
· Penghematan biaya. Jadi perusahaan tidak perlu mengeluarkan Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas lagi karena karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
· Tingginya Kesalahan dalam pekerjaan manual bisa diminimalisasi dengan menggunakan Edi sebab system ini berbasis computer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran data atau informasi ini dapat dikurangi oleh kalkulasi computer.
· Respon yang cepat. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
· Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI.
Manfaat EFT
Yakni perusahaan bisa melakukan transaksi atau pelayanan
pembayaran melalui telepon yakni seperti menggunakan telepon konsumen sebagai
terminal untuk membayar rekening secara elektronik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar