E-Procurement dan Bullwhip Effect

E-Procurement dan Bullwhip Effect

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas mengenai E-Procurement pada PT Barata dan apa itu Bullwhip Effect

Sebelum membahas lebih jauh kita harus mengetahui apa itu E-Procurement, E-Procurement adalah sistem pengadaan barang atau jasa dengan atau melalui media elektronik seperti jaringan internet. Fungsi utama dalam penerapan e-procurement ini adalah mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis agar lebih efektif dan efisien, e-procurement dapat mengurangi penggunaan kertas, dan dapat menghemat waktu.

Berikut ini beberapa prinsip dari e-procurement:

a.       At the right place

E-Procurement memastikan bahwa barang yang dikirim ke tempat yang tepat. Barang yang dikirim akan sampai ke tempat yang tepat dengan tingkat keakuratan yang tinggi karena jalur pengiriman diatur oleh sistem.

b.      Delivered at the right time

E-Procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu.

c.       Of the right quality

E-Procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan.

d.      Of the right quantity

E-Procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat atau sesuai dengan yang dipesan.

e.       From the right source

E-Procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar.

Sekarang kita kembali ke E-Procurement PT Barata. Berikut ini adalah tampilan depan pada e-procurement PT Barata:

Berikut ini alamat websitenya http://www.ptbarata.com/eprobarata/home.php

Pada halaman depan menjelaskan apa itu E-Procurement beserta fungsi dan tujuan dari sistem ini. Kita dapat lihat dibagian kiri terdapat beberapa menu yang bisa kita pilih. Pada bagian Qualification & Requirement dimana akan membantu para vendor untuk melihat persyaratan dan kualifikasi untuk bisa bergabung dihalaman ini menjelaskan persyaratan-persyaratan jika ingin menjadi rekan bisnis barata. Kemudian bagian Vendor Policy dihalaman ini menjelaskan kebijakan serta ketentuan bagi para rekanan yang ingin bergabung dengan barata. Setelah vendor sudah mengerti dengan semua persyaratan dan ketentuannya para vendor bisa langsung melakukan registrasi dengan masuk ke halaman Vendor Registration dimana akan muncul beberapa form yang harus diisi oleh calon vendor. Kemudian dibagian menu Help terdapat flowchart yang menggambarkan proses atau tahapan sampai pendaftaran selesai, flowchart ini akan mempermudah para vendor untuk melihat tahapan apa saja yang harus dilalui.

Sekarang kita akan membahas apa itu Bullwhip Effect, Bullwhip yang berarti cambuk. Bullwhip effect merupakan suatu istilah yang biasa digunakan dalam dunia inventory yang mendefinisikan bagaimana pergerakan demand dalam rantai pasokan. Pada intinya adalah suatu keadaan yang terjadi dalam rantai pasokan, dimana adanya lonjakan atau perubahan permintaan dari konsumen perubahan ini akan menyebabkan distorsi permintaan dari setiap bagian rantai pasokan. Distorsi tersebut menimbulkan efek bagi seluruh bagian rantai pasokan yaitu permintaan yang tidak akurat. Jika bullwhip effect ini tidak terkendali perusahaan akan kesulitan dalam mengendalikan persediaan barangnya bisa saja persediaan barang yang ada digudang kurang atau kelebihan sehingga membutuhkan biaya lagi untuk pemeliharaan atau biaya gudang.

Berikut ini penyebab utama dari Bullwhip Effect menurut Lee at al (1997)

1. Demand yang jarang sekali stabil

Hal ini mengakibatkan peramalan permintaan yang kita buat juga jarang sekali akurat, sehingga terjadinya error pada forecast dimana perusahaan mengantisipasi dengan membuat safety stock. Namun jika ditarik dari produk jadi yang diserahkan ke customer sampai ke raw material yang ada di pabrik maka akan terlihat lonjakan demand yang sangat tajam. Pada periode dimana demand sedang melonjak maka seluruh partisipan pada chain akan meningkatkan inventorinya namun jika demand pada periode tertentu sedang turun maka partisipan harus menurunkan inventorinya. Akibat dari besarnya safety stock berpengaruh pada tidak efisiensinya produksi, dan juga mengakibatkan rendahnya utilization pada pendistribusian. Dapat juga berpengaruh pada buruknya customer service dan juga buruknya image perusahaan dikarenakan stock yang sudah terlalu lama, sehingga produk menjadi rusak. Terlebih lagi hiring dan lay-off pekerja berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan akibat dari training dan juga pembayaran pesangon pekerja.

2. Order Batching

Pada saat inventory pada perusahaan sudah menurun, maka perusahaan biasanya tidak langsung memesan barang, ini dikarenakan perusahaan memesan berdasar order batching atau akumulasi permintaan sebelum memesan pada supplier. Biasanya order batching ada dua macam yaitu periodic ordering and push ordering. Perusahaan biasanya memesan secara mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Jadi yang dihadapi oleh supplier ketika perusahaan memesan secara periodik adalah terjadinya tingkat permintaan yang tinggi untuk bulan ini disusun dengan kekosongan di bulan berikutnya. Pemesanan secara periodik ini mengakibatkan bullwhip effect. Salah satu masalah yang dihadapi untuk melakukan pemesanan secara frekuensi adalah masalah biaya transportasi, dimana terdapat perusahaan akan rugi jika memesan barang dengan muatan yang tidak penuh.

3. Price Fluctuation

Manufacture dan distributor biasanya membuat promosi secara periodikal, sehingga membuat pembeli melakukan permintaan menjadi lebih banyak dari yang sebenarnya dibutuhkan. Promosi semacam ini dapat membuat supply chain menjadi terancam, ini dikarenakan pembeli akan memesan lebih banyak dari yang dibutuhkan ketika sedang ada promosi dan ketika harga menjadi normal maka tidak ada pembelian karena customer masih memiliki stock barang. Ini membuat peta permintaan tidak menunjukkan pola yang sebenarnya. Dan variasi dari pembelian lebih besar dari variasi consumsion rate sehingga ini menimbulkan bullwhip effect.

4. Rationing and Shortage Gaming

Pada saat salah satu rantai dari supply chain management ada yang melakukan “permainan” yang mengakibatkan pabrik tidak mengetahui permintaan pasar yang sebenarnya sehingga terjadi kekurangan atau kelebihan stock di pasaran yang mengakibatkan kekacauan di downstream, atau ada salah satu mata rantai yang melakukan penimbunan barang agar terjadi scarcity dan menimbulkan kekacauan di mata rantai SCM, sehingga permintaan meningkat dari downstream. Ini juga mengakibatkan bullwhip effect.

Berikut link video penjelasan mengenai Bullwhip Effect:

http://www.youtube.com/watch?v=wLNdDSYqhNw