E-Procurement dan Bullwhip Effect
Pada kesempatan kali
ini kita akan membahas mengenai E-Procurement pada PT Barata dan apa itu
Bullwhip Effect
Sebelum membahas lebih
jauh kita harus mengetahui apa itu E-Procurement, E-Procurement adalah sistem
pengadaan barang atau jasa dengan atau melalui media elektronik seperti
jaringan internet. Fungsi utama dalam penerapan e-procurement ini adalah
mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis agar
lebih efektif dan efisien, e-procurement dapat mengurangi penggunaan kertas,
dan dapat menghemat waktu.
Berikut ini beberapa
prinsip dari e-procurement:
a.
At the right place
E-Procurement
memastikan bahwa barang yang dikirim ke tempat yang tepat. Barang yang dikirim
akan sampai ke tempat yang tepat dengan tingkat keakuratan yang tinggi karena
jalur pengiriman diatur oleh sistem.
b.
Delivered at the right time
E-Procurement
memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu.
c.
Of the right quality
E-Procurement
memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar
sama dengan yang dipesan.
d.
Of the right quantity
E-Procurement
memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat atau
sesuai dengan yang dipesan.
e.
From the right source
E-Procurement
memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar.
Sekarang kita kembali
ke E-Procurement PT Barata. Berikut ini adalah tampilan depan pada
e-procurement PT Barata:
Berikut ini alamat
websitenya http://www.ptbarata.com/eprobarata/home.php
Pada halaman depan
menjelaskan apa itu E-Procurement beserta fungsi dan tujuan dari sistem ini. Kita
dapat lihat dibagian kiri terdapat beberapa menu yang bisa kita pilih. Pada bagian
Qualification & Requirement dimana akan membantu para vendor untuk melihat
persyaratan dan kualifikasi untuk bisa bergabung dihalaman ini menjelaskan
persyaratan-persyaratan jika ingin menjadi rekan bisnis barata. Kemudian bagian
Vendor Policy dihalaman ini menjelaskan kebijakan serta ketentuan bagi para
rekanan yang ingin bergabung dengan barata. Setelah vendor sudah mengerti
dengan semua persyaratan dan ketentuannya para vendor bisa langsung melakukan
registrasi dengan masuk ke halaman Vendor Registration dimana akan muncul
beberapa form yang harus diisi oleh calon vendor. Kemudian dibagian menu Help
terdapat flowchart yang menggambarkan proses atau tahapan sampai pendaftaran
selesai, flowchart ini akan mempermudah para vendor untuk melihat tahapan apa saja
yang harus dilalui.
Sekarang kita akan
membahas apa itu Bullwhip Effect, Bullwhip yang berarti cambuk. Bullwhip effect
merupakan suatu istilah yang biasa digunakan dalam dunia inventory yang
mendefinisikan bagaimana pergerakan demand dalam rantai pasokan. Pada intinya
adalah suatu keadaan yang terjadi dalam rantai pasokan, dimana adanya lonjakan atau
perubahan permintaan dari konsumen perubahan ini akan menyebabkan distorsi
permintaan dari setiap bagian rantai pasokan. Distorsi tersebut menimbulkan
efek bagi seluruh bagian rantai pasokan yaitu permintaan yang tidak akurat. Jika
bullwhip effect ini tidak terkendali perusahaan akan kesulitan dalam
mengendalikan persediaan barangnya bisa saja persediaan barang yang ada
digudang kurang atau kelebihan sehingga membutuhkan biaya lagi untuk
pemeliharaan atau biaya gudang.
Berikut ini penyebab
utama dari Bullwhip Effect menurut Lee at al (1997)
1. Demand yang jarang
sekali stabil
Hal ini mengakibatkan
peramalan permintaan yang kita buat juga jarang sekali akurat, sehingga
terjadinya error pada forecast dimana perusahaan mengantisipasi dengan membuat
safety stock. Namun jika ditarik dari produk jadi yang diserahkan ke customer
sampai ke raw material yang ada di pabrik maka akan terlihat lonjakan demand
yang sangat tajam. Pada periode dimana demand sedang melonjak maka seluruh
partisipan pada chain akan meningkatkan inventorinya namun jika demand pada
periode tertentu sedang turun maka partisipan harus menurunkan inventorinya.
Akibat dari besarnya safety stock berpengaruh pada tidak efisiensinya produksi,
dan juga mengakibatkan rendahnya utilization pada pendistribusian. Dapat juga
berpengaruh pada buruknya customer service dan juga buruknya image perusahaan
dikarenakan stock yang sudah terlalu lama, sehingga produk menjadi rusak.
Terlebih lagi hiring dan lay-off pekerja berpengaruh pada kondisi keuangan perusahaan
akibat dari training dan juga pembayaran pesangon pekerja.
2. Order Batching
Pada saat inventory
pada perusahaan sudah menurun, maka perusahaan biasanya tidak langsung memesan
barang, ini dikarenakan perusahaan memesan berdasar order batching atau
akumulasi permintaan sebelum memesan pada supplier. Biasanya order batching ada
dua macam yaitu periodic ordering and push ordering. Perusahaan biasanya
memesan secara mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Jadi yang dihadapi
oleh supplier ketika perusahaan memesan secara periodik adalah terjadinya
tingkat permintaan yang tinggi untuk bulan ini disusun dengan kekosongan di
bulan berikutnya. Pemesanan secara periodik ini mengakibatkan bullwhip effect. Salah
satu masalah yang dihadapi untuk melakukan pemesanan secara frekuensi adalah
masalah biaya transportasi, dimana terdapat perusahaan akan rugi jika memesan
barang dengan muatan yang tidak penuh.
3. Price Fluctuation
Manufacture dan
distributor biasanya membuat promosi secara periodikal, sehingga membuat
pembeli melakukan permintaan menjadi lebih banyak dari yang sebenarnya
dibutuhkan. Promosi semacam ini dapat membuat supply chain menjadi terancam,
ini dikarenakan pembeli akan memesan lebih banyak dari yang dibutuhkan ketika
sedang ada promosi dan ketika harga menjadi normal maka tidak ada pembelian
karena customer masih memiliki stock barang. Ini membuat peta permintaan tidak
menunjukkan pola yang sebenarnya. Dan variasi dari pembelian lebih besar dari
variasi consumsion rate sehingga ini menimbulkan bullwhip effect.
4. Rationing and
Shortage Gaming
Pada saat salah satu
rantai dari supply chain management ada yang melakukan “permainan” yang
mengakibatkan pabrik tidak mengetahui permintaan pasar yang sebenarnya sehingga
terjadi kekurangan atau kelebihan stock di pasaran yang mengakibatkan kekacauan
di downstream, atau ada salah satu mata rantai yang melakukan penimbunan barang
agar terjadi scarcity dan menimbulkan kekacauan di mata rantai SCM, sehingga permintaan
meningkat dari downstream. Ini juga mengakibatkan bullwhip effect.
Berikut link video
penjelasan mengenai Bullwhip Effect:
